Система электронного документооборота

Система электронный документооборот (СЭД) — это программный комплекс для организации и хранения различных видов документов. Этот тип системы является более частным видом системы управления документами, более общим типом системы хранения, которая помогает пользователям организовывать и хранить бумажные или цифровые документы. СЭД более конкретно относится к программной системе, которая обрабатывает цифровые документы, а не бумажные документы, хотя в некоторых случаях эти системы могут также обрабатывать цифровые отсканированные версии оригинальных бумажных документов.

Электронный документооборот позволяет централизованно хранить большой объем цифровых документов. Многие из этих систем также включают функции для эффективного поиска документов.

Некоторые эксперты отмечают, что система электронного документооборота имеет много общего с системой управления контентом (CMS). Однако одно существенное отличие состоит в том, что большинство систем CMS предполагают обработку разнообразного веб-контента с центрального сайта, в то время как система управления документами часто используется в основном для архивирования.

Чтобы обеспечить хорошую классификацию цифровых документов, многие системы электронного документооборота полагаются на детальный процесс хранения документов, включая определенные элементы, называемые метаданными. Метаданные вокруг документа обеспечат легкий доступ к ключевым деталям, которые помогут тем, кто ищет архивы, найти то, что им нужно, будь то хронология, тема, ключевые слова или другие ассоциативные стратегии. Во многих случаях специфическая документация для оригинальных протоколов хранения является основной частью того, что делает систему электронного документооборота столь ценной для бизнеса или организации.